Como as taxas de cartão impactam o fluxo de caixa da sua empresa

Quando o cliente paga no cartão, a venda é registrada na hora, mas o valor só chega à conta da empresa depois de um prazo definido no contrato com a operadora ou adquirente. Esse intervalo é a diferença entre faturamento e caixa disponível.

O problema aparece quando a empresa olha apenas para o faturamento. Um mês de vendas fortes pode vir acompanhado de um caixa apertado, porque grande parte do valor ainda está por receber.

O prazo depende da modalidade e do que foi contratado. De forma geral:

• Débito: costuma ter prazo de recebimento menor.
• Crédito à vista: costuma ser recebido em prazo maior que o débito, conforme o contrato.
• Crédito parcelado: o valor é recebido parcela a parcela, ao longo dos meses. Quanto maior o número de parcelas, mais distante fica o recebimento total.
• Os prazos e as condições exatos variam entre adquirentes e contratos: o ponto de partida é saber o que foi contratado e conferir se é isso que está sendo cumprido.

Para equilibrar o caixa, muitas empresas recorrem à antecipação de recebíveis: em vez de esperar a data original, recebem antes e abrem mão de parte do valor, que corresponde à taxa de antecipação.

A antecipação pode ser uma ferramenta útil, mas, usada sem controle, vira um custo recorrente que consome a margem. Algumas perguntas ajudam a avaliar:

• Quanto da receita de cartão está sendo antecipado todo mês?
• Qual é a taxa de antecipação cobrada e ela está dentro do contratado?
• A antecipação cobre uma necessidade pontual ou virou rotina para fechar as contas?

O impacto no caixa vem da combinação de três fatores:

Duas empresas com o mesmo faturamento no cartão podem ter fluxos de caixa muito diferentes, dependendo do mix entre débito, crédito à vista e parcelado, dos prazos contratados e do quanto antecipam.

• O faturamento cresce, mas o caixa não acompanha.
• A empresa antecipa recebíveis com frequência para pagar fornecedores e folha.
• O valor que cai na conta é diferente do esperado e ninguém sabe explicar a diferença.
• A projeção de caixa não considera as parcelas a receber nos próximos meses.
• O financeiro descobre cobranças fora do combinado só no fechamento do mês.

A conciliação de cartão confronta o que foi vendido com o que foi efetivamente recebido, considerando taxas, prazos e antecipações. Muitas empresas a veem como tarefa contábil, feita no fim do mês para fechar os números. Esse é um uso limitado.

Quando a conciliação acontece com frequência e de forma automática, ela responde a perguntas de gestão:

• Quanto vou receber e quando? A agenda de recebíveis conciliada dá base para a projeção de caixa.
• Quanto estou pagando de taxa? A diferença entre a taxa contratada e a cobrada fica visível.
• Quanto estou gastando com antecipação? O custo deixa de ser invisível e pode ser comparado com alternativas.
• Há valores a menos ou divergentes? As divergências aparecem a tempo de serem apuradas e, se for o caso, contestadas.

Para saber como identificar cobranças fora do combinado no extrato, veja o guia sobre taxas de maquininha e cobranças indevidas.

Conciliar manualmente, cruzando planilhas, extratos de adquirentes e o extrato bancário, consome tempo e deixa espaço para erro, principalmente quando há várias maquininhas, bandeiras e parcelamentos. A conciliação automática cruza essas informações de forma contínua, o que permite acompanhar os recebíveis no ritmo da operação e não apenas no fechamento.

O BootConcilia, da BootComp, foi criado para a conciliação financeira de vendas em cartão. Ele ajuda a conferir o que foi vendido com o que foi recebido e a enxergar a diferença entre os valores esperados e os valores que chegam à conta. As funcionalidades e as integrações disponíveis são apresentadas na página do produto.

A BootComp desenvolve sistemas de gestão desde 1987 e atende mais de 1.000 empresas. Para saber como a conciliação automática se aplica à rotina financeira da sua empresa, converse com um especialista.